Mewoh : Perlu Adanya Penanganan dan Pengelolaan Arsip Pemilu
Manado, sulut.kpu.go.id - Bertempat di Best Western Lagoon Hotel Manado, Rabu 23 Oktober 2019 Komisi Pemilihan Umum Provinsi Sulawesi Utara melaksanakan kegiatan Launching penggunakan E-Vans bagi KPU Provinsi maupun KPU Kabupaten/Kota.
Acara dibuka langsung oleh Ketua KPU Provinsi Sulawesi Utara, Ardiles Mewoh didampingi Kepala Bagian Keuangan, Umum dan Logistik dan Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik. Sedangkan Peserta dari KPU Kabupaten/Kota yaitu Ketua, Sekretaris, Kepala Sub Bagian Umum dan Staf.
"Sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Huruf f kita selaku penyelenggara baik KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota mempunyai kewajiban mengelola, memelihara, dan merawat arsip/ dokumen serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip yang disusun oleh KPU Provinsi dan lembaga kearsipan provinsi berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh KPU dan Arsip Nasional Republik Indonesia", ujar Mewoh.
Perkembangan teknologi informasi memberikan perubahan besar dalam dunia bisnis dan administrasi. Konsep paperless office menjadi isu penting yang diadopsi oleh berbagai organisasi bisnis maupun sosial saat ini sebagai respon atas terjadinya pemanasan bumi yang terjadi. Kedudukan arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif, yaitu (1) dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan (2) dalam persepektif proses kegiatan pengelolaan arsip.
Permasalahan yang sering ditemukan dalam Pengelolaan Kearsipan yaitu Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip, Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi., bertambahnya volume arsip.
Untuk membantu Kelompok Kerja dalam pengimplementasian Electronic Archive Management System (E-VANS) maka dibuat suatu Sistem yang dinamakan Electronic Archive Management Informatioan System (E-VANS). Diharapakan dengan adanya sistem ini dapat membantu pengelolaan arsip di lingkungan KPU. Adapun tujuan Digitalisasi Arsip dengan metode ini yaitu :
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital
- Menjalan undang-undang kearsipan dan Perpres
Sebagai terobosan dalam pengelolaan arsip maka dalam proyek perubahan yang digagas oleh Evans dalam pengelolaan arsip di lingkungan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota se Sulawesi Utara, dilakukan proses digitalisasi arsip kepemiluan. Dengan mengoptimalisasi Pengelolaan Arsip melalui Kelompok Kerja Kearsipan dengan model Electronic Archive Management System (E-VANS), diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan kepedulian atas pengelolaan arsip.
Dengan adanya sistem ini KPU Kabupaten/Kota dapat terbantu dalam pengelolaan Persuratan serta pengamanan arsip yang dikelola oleh masing- masing Kabupaten/Kota. Tujuan dari sistem ini yaitu dapat membantu kerja bagian pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip di masing- masing bagian. Selain itu KPU Kabupaten/Kota juga dapat menyajikan informasi terkait pendokumentasian atas arsip yang dikelola. (admin/kpusulut/red:hupmas)
