Sosialisasi Penataan dan Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan KPU
Manado, sulut.kpu.go.id- Sebagaimana upaya pelaksanaan Pasal 17 huruf f Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum (KPU) Provinsi Sulawesi Utara melaksanakan kegiatan Sosialisasi Penataan dan Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan KPU Provinsi maupun KPU Kabupaten/Kota.
Sosialisasi Penataan dan Pengelolaan Kearsipan ini dilaksanakan selama 1 hari yaitu pada tanggal 8 Oktober 2019 bertempat di Hotel Grand Whizz Megamas Manado. Hadir dalam kegiatan sosialisasi tersebut yaitu Ketua, Anggota dan Kepala Sub Bagian pada KPU Kabupaten/Kota di 15 Kabupaten/Kota.
Evans Tulungen selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik KPU Provinsi Sulawesi Utara dalam pemaparannya menyampaikan bahwa pentingnya pengelolaan arsip di lingkungan KPU Provinsi maupun KPU Kabupaten/Kota. Oleh karena itu perlu dilakukan sosialisasi kepada KPU Kabupaten/Kota atas kewajiban KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota dalam pengelolaan arsip.
"Sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Huruf f kita selaku penyelenggara baik KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota mempunyai kewajiban mengelola, memelihara, dan merawat arsip/ dokumen serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip yang disusun oleh KPU Provinsi dan lembaga kearsipan provinsi berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh KPU dan Arsip Nasional Republik Indonesia", ujar Evans.
Perkembangan teknologi informasi memberikan perubahan besar dalam dunia bisnis dan administrasi. Konsep paperless office menjadi isu penting yang diadopsi oleh berbagai organisasi bisnis maupun sosial saat ini sebagai respon atas terjadinya pemanasan bumi yang terjadi. Kedudukan arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif, yaitu (1) dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan (2) dalam persepektif proses kegiatan pengelolaan arsip.
Dalam persepektif media penyimpanan arsip, kedudukan arsip digital termasuk dalam kelompok arsip media baru, yaitu arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan
Sebagai terobosan dalam pengelolaan arsip maka dalam proyek perubahan yang digagas oleh Evans dalam pengelolaan arsip di lingkungan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota se Sulawesi Utara, dilakukan proses digitalisasi arsip kepemiluan. Dengan mengoptimalisasi Pengelolaan Arsip melalui Kelompok Kerja Kearsipan dengan model Electronic Archive Management System (E-VANS), diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan kepedulian atas pengelolaan arsip.
Untuk membantu Kelompok Kerja dalam pengimplementasian Electronic Archive Management System (E-VANS) maka dibuat suatu Sistem yang dinamakan Electronic Archive Management Informatioan System (E-VANS). Diharapakan dengan adanya sistem ini dapat membantu pengelolaan arsip di lingkungan KPU. Adapun tujuan Digitalisasi Arsip dengan metode ini yaitu :
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital
- Menjalan undang-undang kearsipan dan Pepres
KPU Kabupaten/Kota sebagai peserta sosialiasi mengapresiasi terobosan yang dilakukan oleh KPU Provinsi Sulawesi Utara melalui Sub Bagian Umum dan Logistik dibawah pimpinan Evans Tulungen. Sistem Informasi ini selanjutnya akan diluncurkan secara resmi penggunannya yang direncanakan akan dilaksanakan pada minggu ketiga bulan Oktober oleh Ketua KPU Provinsi Sulawesi Utara. (admin/kpusulut/red:hupmas)
